Conditions générales d’utilisation

1. Objet et acceptation

SoluEvent est un service en ligne qui permet de préparer et de tenir un événement : dresser la liste des invités, leur envoyer une invitation personnelle, recueillir leurs réponses, composer les tables et le plan de salle, puis accueillir et pointer les invités le jour J. Il s’adresse aux familles comme aux organisateurs professionnels - agences, wedding planners, services du protocole, salles, traiteurs.

Les présentes conditions règlent l’usage du service. Elles sont acceptées à la création du compte : sans cette acceptation, le compte ne se crée pas, et le service garde la trace de l’acceptation (le compte, la version du texte, la date). Elles forment, avec la politique de données personnelles et les mentions légales, l’accord entre l’éditeur et l’organisateur.

2. Qui est qui

• L’éditeur : la personne ou la société qui édite et exploite SoluEvent, désignée dans les mentions légales.
• L’organisateur : la personne ou la structure qui crée un compte et un événement. C’est elle qui décide qui est invité et ce qui est demandé aux invités.
• Le planner : un organisateur professionnel qui a demandé et obtenu un compte pro (article 6) pour organiser les événements de ses clients sous son nom.
• L’équipe : les co-organisateurs et les personnes dont l’appareil a été validé par l’organisateur pour tenir l’accueil ou la liste le jour J. Elles agissent sous sa responsabilité.
• L’invité : la personne qui reçoit une invitation et répond depuis sa page. Elle n’a pas de compte et n’a rien à payer.

3. Le compte de l’organisateur

Le compte se crée avec un courriel valide, un prénom (facultatif) et un mot de passe d’au moins huit caractères. Le courriel doit être confirmé avant la première ouverture de session. Un compte est personnel : le mot de passe ne se prête pas, et l’organisateur répond de ce qui est fait depuis son compte.

Pour travailler à plusieurs, le service prévoit des co-organisateurs et des appareils validés pour le protocole : c’est la bonne façon de partager, et l’organisateur garde la main pour retirer un accès à tout moment.

Un mot de passe perdu se remplace depuis l’écran de connexion. Si vous pensez qu’un autre a pris la main sur votre compte, changez le mot de passe et écrivez à contact@solusmart.app.

4. Ce que l’organisateur s’engage à faire

En utilisant SoluEvent, l’organisateur s’engage à :

• n’inscrire que des personnes qu’il a une raison légitime d’inviter ;
• garantir qu’il a le droit d’utiliser les coordonnées (noms, numéros de téléphone, courriels) qu’il saisit ou importe dans le service, et informer ses invités qu’elles y sont enregistrées, par exemple en leur indiquant la page Données personnelles ;
• ne pas s’en servir pour de la prospection commerciale, de la publicité de masse ou tout envoi non sollicité ;
• répondre lui-même aux demandes de ses invités sur leurs données - accès, correction, suppression - puisqu’il en est le responsable (voir la politique de données personnelles) ;
• ne rien déposer d’illicite, d’injurieux, de diffamatoire ni de contraire aux droits d’un tiers, y compris dans le texte de l’invitation, les photos et le menu ;
• ne pas chercher à contourner les limites de son offre, ni à perturber le service ou sa base ;
• tenir à jour le courriel de son compte, qui sert à le joindre.

5. Les offres, par événement

Préparer un événement est gratuit dans la limite de l’offre Découverte. Au-delà, une offre s’achète pour un événement donné : Essentiel, Grand ou Prestige. Ce que chaque offre comprend, sa limite d’invitations et son prix sont sur l’accueil, à la section Tarif, qui fait foi au jour de l’achat.

La limite compte les invitations, pas les personnes : une carte pour une famille de quatre est une invitation. Les accompagnants constatés à l’entrée et les imprévus du jour J n’y comptent pas.

Une offre se règle une seule fois, pour un événement. Elle ne se renouvelle pas et ne se reconduit pas : elle suit l’événement jusqu’à sa suppression. L’offre Découverte est gratuite et porte la mention SoluEvent sur l’invitation, sauf dans un événement à la marque d’un planner.

Les prix sont exprimés en francs CFA, nets : SOLUSMART SARL relève du régime du réel et n’est pas assujettie à la TVA, aucune TVA ne s’y ajoute. Ils peuvent être modifiés ; le prix appliqué est celui affiché au jour de l’achat. Une offre déjà réglée n’est pas affectée par une hausse ultérieure.

La présence de SoluEvent sur place le jour J, avec votre protocole, est une prestation distincte, chiffrée au cas par cas et réglée à part.

6. Le compte pro des planners

Un planner demande depuis l’application un compte pro, en indiquant son nom commercial, sa ville et son téléphone. Le compte pro est gratuit et il est validé à la main par l’éditeur, qui peut le refuser, le suspendre ou en masquer la marque. Le nom, figé à la validation, ne se change plus que par l’éditeur ; le logo se remplace à tout moment, sauf si le compte est suspendu.

Les événements d’un compte pro validé portent sa marque (son nom et son logo) et sont payés au tarif pro, plus bas que celui des familles, chaque événement se payant séparément, une fois, comme à l’article 5. Une remise de volume s’applique selon le rang de l’événement parmi ceux que le planner a payés sur les douze derniers mois ; elle est appliquée à l’activation de l’offre et figure sur le reçu et sur la facture.

Le planner répond de son nom commercial, de son logo et du droit de les utiliser. Il garantit l’éditeur contre toute réclamation d’un tiers à ce sujet. L’éditeur peut masquer une marque qu’il juge abusive ou trompeuse, sans préavis : les événements restent utilisables, sans le nom ni le logo du planner.

La marque d’un planner ne change rien à la protection des invités : la politique de données personnelles s’applique à tout événement, marqué ou non.

Passation. Un planner qui transmet un événement à son client le lui transmet avec sa marque : l’événement la garde. À l’inverse, un événement reçu par un planner ne prend jamais sa marque d’office ; elle ne se pose que par l’éditeur, à la demande du planner.

Fermer le compte d’un planner retire sa marque de tous les événements de ses clients, qui gardent leur offre et leurs données.

7. Le règlement, le reçu et la facture

La commande. Depuis le bloc de l’offre de l’événement, l’organisateur qui paie choisit l’offre et donne ses coordonnées pour la facture : un nom, une adresse et un numéro d’identification fiscale s’il le souhaite, un courriel. Une commande naît, avec sa référence et son montant. Elle se paie dans les 7 jours, ou jusqu’au début d’un nouveau régime de TVA s’il commence avant. Tant qu’aucun régime de TVA n’est posé, l’offre dit « Paiement en ligne bientôt ouvert » et ne se commande pas.

Le paiement. Une offre se règle en ligne, depuis l’application, sur la page de paiement de SoluSmart, auprès d’un prestataire de paiement agréé, FedaPay : par Mobile Money ou par carte bancaire. SoluEvent ne reçoit ni numéro de carte ni code Mobile Money : seuls le paiement confirmé, son moyen et sa référence lui sont transmis. Le prestataire est nommé dans les mentions légales. Il n’y a pas d’autre moyen de régler une offre : aucune vente ne se fait à la main.

Le reçu, puis la facture. L’offre s’active une fois le paiement confirmé. Un reçu est remis pour chaque règlement, puis une facture ; le reçu arrive par courriel, et chaque pièce a son lien privé et son PDF. On les retrouve dans l’application, sous « Mes reçus et factures » : dans le bloc de l’offre de l’événement, et dans la page « Offres » de l’espace du compte. Le reçu et la facture sont émis par : SOLUSMART SARL. Les données qu’ils reprennent sont décrites dans la politique de données personnelles.

Tout ce qui a été saisi avant l’activation est conservé : rien n’est à ressaisir. L’offre d’un événement peut monter de palier en ne réglant que la différence avec l’offre déjà réglée, par une nouvelle commande.

Remboursement. Une offre activée n’est pas remboursée, sauf erreur du vendeur. SoluSmart peut cependant retirer un paiement, pour annulation, erreur, fraude ou en exécution d’un contrat : l’offre revient alors au palier d’avant, un avoir est émis et la pièce dit la date du remboursement. Un paiement fait après la fin du délai de la commande n’active rien : il est remboursé par SoluSmart.

8. La disponibilité du service

L’éditeur met tout en œuvre pour que le service soit joignable en permanence, et particulièrement les jours d’événement. Il ne garantit cependant pas une continuité absolue : une panne, une coupure du réseau, une maintenance ou une défaillance de l’hébergeur peuvent l’interrompre. Les maintenances prévisibles sont annoncées quand elles le peuvent, et placées en dehors des heures d’événement autant que possible.

Le service est conçu pour encaisser ces aléas : le jour J, la liste et le plan restent consultables sur les appareils de l’équipe même sans réseau, et les gestes faits hors réseau repartent dès qu’il revient. L’envoi des invitations, lui, passe par la messagerie de l’organisateur - WhatsApp, SMS, courriel - dont SoluEvent ne maîtrise ni la disponibilité ni les règles.

Le service évolue : des fonctions peuvent être ajoutées, modifiées ou retirées. Une fonction retirée qui serait comprise dans une offre déjà réglée est annoncée à l’organisateur concerné avant son retrait.

9. Les données : le rôle de l’éditeur

Pour les listes d’invités, l’organisateur décide des finalités et des moyens : il est le responsable du traitement. SoluEvent n’agit que comme sous-traitant : il héberge et traite ces données sur les instructions de l’organisateur, c’est-à-dire selon les gestes que l’organisateur fait dans l’application, et pour aucune autre fin. Le détail est dans la politique de données personnelles.

• Sécurité. L’éditeur protège ces données par des mesures proportionnées : accès réservé par compte et par événement, sauvegarde nocturne, limites de débit sur les formulaires publics.
• Sous-traitants ultérieurs. L’éditeur fait appel à un hébergeur et, pour l’envoi des courriels du service (confirmation de compte, mot de passe perdu), à Brevo. La liste à jour est dans la politique de données personnelles.
• Sort des données. À la suppression d’un événement, ses données sont effacées ; les durées de conservation sont dans la politique de données personnelles.

10. La responsabilité

SoluEvent est un outil ; l’événement reste celui de l’organisateur. L’éditeur ne répond ni du contenu des invitations, ni de l’exactitude de la liste, ni des choix de placement, ni de ce que fait l’équipe à qui l’organisateur a ouvert l’accès, ni du déroulement de la réception.

L’éditeur répond en revanche de la tenue du service : la conservation des données saisies, leur cloisonnement entre événements, et la sauvegarde nocturne de la base.

La responsabilité de l’éditeur ne peut être engagée pour les dommages indirects - perte d’image, préjudice commercial, manque à gagner. Lorsqu’elle est engagée, elle ne dépasse pas la somme effectivement réglée pour l’événement concerné.

L’organisateur garantit l’éditeur contre toute réclamation d’un tiers - un invité, un prestataire, une autorité - qui trouverait son origine dans l’usage qu’il a fait du service, y compris dans les coordonnées qu’il a saisies ou importées.

11. Les contenus déposés

Ce que l’organisateur dépose lui appartient et lui reste. Il garantit détenir les droits nécessaires sur les photos, les textes et les marques qu’il publie. L’éditeur ne s’en sert que pour faire fonctionner le service : les héberger, les afficher aux invités de cet événement, en faire la sauvegarde.

L’éditeur ne les utilise à aucune fin de promotion sans l’accord écrit de l’organisateur. Les captures d’écran de la vitrine sont jouées sur un événement d’essai, avec des noms inventés.

12. La durée, la fermeture, la suppression

Le compte vit tant que l’organisateur le garde. Un événement vit jusqu’à sa suppression, et au plus tard deux ans après sa date (ou sa création s’il n’en a pas) : il est alors effacé avec ses photos, sans retour. Un événement terminé s’archive d’un geste : il quitte la liste courante, reste consultable, et la page de ses invités ne prend plus de réponse. Une fois archivé, il peut être supprimé définitivement : la liste, les réponses, les tables, les pointages et les messages partent avec lui, sans retour. L’application propose la sauvegarde du dossier avant ce geste ; il est conseillé de la prendre.

Fermer son compte. L’organisateur peut demander la fermeture de son compte en écrivant à contact@solusmart.app. L’éditeur la fait sous trente jours, une fois les événements du compte transmis à un autre compte ou supprimés : tant qu’un compte possède des événements, il ne peut pas être fermé.

L’éditeur peut suspendre ou fermer un compte en cas de manquement grave à ces conditions - usage du service pour de la prospection non sollicitée, contenu illicite, marque abusive, tentative de nuire au service. Sauf urgence ou obligation légale, la suspension est précédée d’un avertissement par courriel et d’un délai raisonnable pour corriger. La fermeture n’ouvre droit à aucun remboursement lorsqu’elle sanctionne un manquement.

Ce que deviennent les données à la fin est décrit dans la politique de données personnelles.

13. La modification des conditions

Ces conditions peuvent être modifiées. La version applicable est celle publiée sur cette page ; chaque version publiée garde une adresse fixe datée. Une modification qui touche aux prix, à la responsabilité ou à la durée est annoncée par courriel aux organisateurs qui ont un compte, au moins trente jours avant de prendre effet ; elle ne s’applique pas aux offres déjà réglées.

14. Le droit applicable et les litiges

Ces conditions sont régies par le droit togolais.

En cas de désaccord, on cherche d’abord une solution amiable : écrivez à contact@solusmart.app en exposant le problème, il y est répondu sous trente jours. À défaut d’accord, le litige est porté devant les tribunaux de Lomé.

Version du 2026-10-17. Dernière mise à jour : 17 octobre 2026.