Données personnelles

1. Qui est responsable de quoi

Les invités. L’organisateur d’un événement décide de qui il invite et de ce qu’il leur demande : il est le responsable du traitement des données de ses invités. SoluEvent les héberge et les traite pour son compte et sur ses instructions : il en est le sous-traitant. L’organisateur garantit qu’il a le droit d’utiliser les coordonnées qu’il saisit ou importe, et qu’il en informe ses invités (voir les conditions générales).

Les comptes. Pour les données des comptes des organisateurs et des planners (article 2), ainsi que pour les ventes, l’éditeur de SoluEvent est responsable du traitement. Il est désigné dans les mentions légales.

Le cadre est celui de la loi togolaise n° 2019-014 du 29 octobre 2019 relative à la protection des données à caractère personnel, contrôlée par l’Instance de Protection des Données à Caractère Personnel (IPDCP).

Base légale du traitement des comptes : l’exécution du contrat qui lie l’organisateur à SOLUSMART SARL (conditions générales).

2. Ce qui est recueilli

Sur les comptes

• Organisateur : courriel, mot de passe, prénom (facultatif), et la trace de son acceptation des conditions (qui, quelle version, quand). Le mot de passe est conservé par le service d’authentification, haché. Les appareils de l’équipe, qui se connectent sans compte, n’ont ni courriel ni mot de passe ; ces comptes anonymes ne sont jamais effacés.
• Planner au compte pro : nom commercial, ville, téléphone, logo. Le téléphone est montré aux organisateurs des événements qui portent sa marque (le propriétaire, ses co-organisateurs et, après une passation, le client) ; il n’est jamais montré à l’invité. Le nom et le logo apparaissent sur la page de l’invité et dans l’aperçu du lien dans les messageries. Le logo est rangé dans un espace public par son adresse, qui n’est jamais listé.

Sur les invités

• Saisis ou importés par l’organisateur : nom, téléphone et courriel de l’invité. Le nom est sur la fiche ; le téléphone et le courriel sont dans une table à part. L’invité, lui, ne saisit ni téléphone ni courriel.
• Donnés par l’invité sur sa page : sa réponse (viendra, ne viendra pas), le nombre de personnes, ses réponses étape par étape, un message libre.
• Régime alimentaire et allergies : facultatif, 300 caractères au plus. C’est une donnée de santé potentielle : elle est lue par l’organisateur et son équipe, pour le repas, et par personne d’autre.
• Le livre d’or : le mot laissé par l’invité (2 000 caractères au plus) et son nom d’auteur. Le mot reste après la suppression de la fiche de l’invité, tant que l’événement existe.
• À l’entrée : les pointages de l’accueil (qui est entré, à quelle étape).

Ces données sont lues par les organisateurs de l’événement et leur équipe, pas par les autres invités.

Sur l’équipe

• Le nom donné à l’appareil, le journal des gestes (qui a fait quoi, à quelle heure) avec les auteurs, et, si l’appareil les accepte, un abonnement aux notifications.
• Une copie de l’événement est gardée sur l’appareil, dans le navigateur, pour travailler hors réseau.

Sur les pannes

Quand l’application plante, un rapport peut être envoyé : type de navigateur, compte concerné, code du lien de l’invitation. Il est effacé au bout de 90 jours.

Sur les ventes, les reçus et les factures

Quand une offre est activée, une ligne de vente est gardée : palier avant et après, tarif, place dans les douze mois du planner, prix plein, remise, prix payé, code de la vente, nom de l’événement et courriel du payeur. Cette ligne est gardée dix ans (obligation comptable), y compris après la suppression de l’événement et du compte.

À chaque commande, le payeur donne son identité de facturation : un nom, une adresse (facultative), un numéro d’identification fiscale (facultatif) et un courriel. La commande garde aussi le code et le nom de l’événement, l’offre, le montant et la version des conditions acceptées. Au paiement s’ajoutent le moyen (Mobile Money ou carte, et l’opérateur), la référence du paiement et sa date, puis les reçus, factures et avoirs émis.

Une commande payée ou qui porte une pièce, ses reçus et factures et les ordres de paiement reçus sont gardés dix ans (droit comptable OHADA), identité de facturation comprise, y compris après la suppression de l’événement et du compte : l’événement et le payeur y sont alors effacés, le code et le nom de l’événement et l’identité de facturation restent. Une commande jamais payée et sans pièce est effacée 31 jours après sa fin (remplacée, ou son délai de paiement passé). Une demande de devis est effacée 90 jours après sa clôture, et part aussi avec l’événement ou le compte.

3. Le paiement, le reçu et la facture

Une offre se règle en ligne, depuis l’application, auprès d’un prestataire de paiement agréé (Mobile Money ou carte bancaire), sur sa propre page : SoluEvent ne reçoit ni numéro de carte ni code Mobile Money. Le paiement confirmé et sa référence lui sont transmis par le guichet de paiement de SoluSmart. Prestataire de paiement : FedaPay (fedapay.com)

L’offre s’active une fois le paiement confirmé. Un reçu est remis pour chaque règlement, puis une facture ; le reçu arrive au courriel de facturation, et chaque pièce a son lien privé et son PDF. Le payeur les retrouve dans l’application, sous « Mes reçus et factures », dans le bloc de l’offre de l’événement et dans la page « Offres » de son espace ; le planner dont l’événement porte la marque y voit aussi ceux de cet événement. Le reçu et la facture sont émis par : SOLUSMART SARL

4. Combien de temps

• Pendant la vie de l’événement. Les données d’un événement vivent jusqu’à sa suppression, au plus tard deux ans après sa date (ci-dessous). Archivé, l’événement reste consultable et la page de ses invités ne prend plus de réponse ; l’organisateur peut ensuite le supprimer, et la liste, les réponses, les tables, les pointages, les messages et les photos partent avec lui.
• Effacement automatique. Un événement est effacé deux ans après sa date (deux ans après sa création s’il n’en a pas, ou si elle précède sa création), photos comprises, chaque nuit après la sauvegarde.
• Les sauvegardes. La base est sauvegardée chaque nuit. Les copies sont gardées 14 jours, et celles du dimanche 90 jours : une fiche effacée peut donc rester dans une sauvegarde jusqu’à 90 jours.
• Les journaux techniques (adresse IP, page demandée, heure) sont gardés 3 jours pour l’application et l’API, 7 jours pour la vitrine, et 30 jours pour les limites de débit et les bannissements par adresse IP (un robot qui fouille est banni 24 heures).
• Le journal des connexions (courriel, adresse IP et heure de chaque connexion à un compte) est gardé 90 jours, puis effacé chaque nuit.
• Les rapports de panne : 90 jours. Les ventes, les commandes payées, les reçus et les factures, identité de facturation comprise : dix ans. Les commandes jamais payées : 31 jours après leur fin. Les demandes de devis : 90 jours après leur clôture.
• Les comptes d’organisateur vivent jusqu’à leur fermeture (article 6). La trace de l’acceptation des conditions part avec le compte.

5. Où sont les données, et qui les voit

• Hébergeur : Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Allemagne. Les données sont donc conservées hors du Togo, sur les serveurs de cet hébergeur.
• Brevo, relais d’envoi des courriels du service (confirmation de compte, mot de passe perdu) : il voit le courriel du destinataire.
• OpenStreetMap : quand l’organisateur indique un lieu, la page de l’invité affiche une carte chargée depuis OpenStreetMap, qui reçoit alors l’adresse IP de l’invité.
• WhatsApp : les invitations partent depuis le WhatsApp (ou la messagerie) de l’organisateur lui-même, pas depuis SoluEvent ; SoluEvent prépare le message et le lien.
• La console SoluSmart, outil de l’éditeur : elle voit les ventes et activations d’offre, les reçus et les factures, et l’identité de facturation du payeur (nom, adresse, numéro fiscal, courriel) ; cette identité ne lui est servie que pour une commande en cours, payée ou remplacée, ou finie depuis moins de 30 jours, pour établir le reçu et la facture. La page de paiement, elle, ne montre jamais l’identité.
• Le prestataire de paiement : il traite les données de la carte ou du compte Mobile Money, saisies sur sa propre page et jamais vues de SoluEvent (voir l’article 3).

Les données des invités ne sont ni vendues ni utilisées pour de la publicité. La page n’emploie aucun traceur : les polices de caractères sont servies par SoluEvent lui-même.

6. Vos droits

Vous êtes invité. Pour accéder à ce qui vous concerne, le faire corriger ou le faire effacer, adressez-vous d’abord à l’organisateur de l’événement : c’est lui qui répond. À défaut, écrivez à contact@solusmart.app : votre demande lui est transmise sous 30 jours.

Vous êtes organisateur. Vous retrouvez et corrigez vos données dans l’application, vous exportez un événement (page Données) et vous le supprimez une fois archivé. Pour le reste, y compris la fermeture de votre compte, écrivez à contact@solusmart.app : la fermeture se fait sous 30 jours, une fois vos événements transmis ou supprimés ; si vous êtes planner, votre marque disparaît alors des événements de vos clients. Il n’y a pas de bouton de suppression de compte. À la fermeture, vos demandes de devis partent avec le compte. Vos ventes, vos commandes payées et vos reçus et factures restent dix ans, sans lien avec le compte : le courriel et l’identité de facturation y sont gardés. Une commande jamais payée reste sans payeur jusqu’à son effacement, 31 jours après sa fin.

Délai de réponse aux autres demandes de droits : un mois au plus après la réception de la demande.

Si une réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir l’IPDCP.

Dernière mise à jour : 17 octobre 2026.